Assinatura Digital Qualificada Obrigatória

O prazo para a transição de assinaturas digitais qualificadas está a terminar. O Decreto-Lei n.º 28/2019, veio promover a emissão de faturas sem papel. Este decreto aplica-se às faturas e demais documentos fiscalmente relevantes, seja em formato PDF ou XML, enviados por e-mail ou qualquer outra via eletrónica.

Obriga a que a respetiva assinatura ou selo qualificado seja da própria empresa que fornece os bens ou serviços, pelo que a assinatura com certificado digital de terceiros, deixa de conferir legalidade às faturas eletrónicas e outro tipo de documentos de faturação em formato digital.

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O prazo definido pela Autoridade Tributária de aceitação de faturas em PDF, que são consideradas como faturas eletrónicas é até 31 de dezembro de 2023. Ou seja, a partir de 1 de janeiro de 2024, ainda que as empresas avancem com o envio de PDF’s, estes não terão qualquer validade jurídica.

A PHC Software, desenvolveu a solução para estas obrigações tanto a nível do PHC CS como a nível do PHC GO.

Solução para PHC CS

O módulo PHC CS Assinaturas Qualificadas ajuda a cumprir com a diretiva, através de um certificado digital qualificado, que só pode ser emitido por uma entidade credenciada para o efeito, é gerada uma assinatura, que identifica, de forma inequívoca, a empresa que é responsável pela emissão do documento. O software produz e assina digitalmente os documentos, assegurando que o seu envio só é efetivado se as faturas ou documentos fiscalmente relevantes estiverem de acordo com a lei.

O PHC CS Assinaturas Qualificadas prepara a sua empresa para cumprir com esta obrigação legal de forma autónoma e segura. Comece hoje mesmo a assinar as suas faturas e documentos fiscalmente relevantes de acordo com o disposto no Decreto Lei n.º28/2019.

Solução para PHC GO

No caso do PHC GO esta necessidade também já foi satisfeita, portanto as empresas que procuram tirar todo o partido de faturação eletrónica e querem cumprir os requisitos do Decreto Lei n.º28/2019, podem adquiri o add-on Transações Eletrónicas, que permite a fácil execução dos requisitos com a assinatura qualificada, viabilizada pela AMA – Agência para a Modernização Administrativa, em todos os planos (Grow, Star, Pro e Expert) e pela DigitalSign nos plano PRO e Expert.

Este add-on assegura assim um conjunto de benefícios que apoiam a evolução do seu negócio:

Emissão de faturas em PDF e de documentos fiscalmente relevantes – aceites como faturas eletrónicas até 31 de dezembro de 2023, de acordo com o despacho nº8/2022
Emissão de faturas em PDF e de documentos fiscais relevantes com assinaturas digitais qualificadas
Comunicação direta com a eSPap segundo a norma UBL2.1 CIUS-PT
Faturação mais rápida, agilizando o recebimento de pagamentos
Redução de custos em materiais, através da desmaterialização de documentos de faturação

A sua empresa está abrangida?

A obrigatoriedade da assinatura digital qualificada abrange todas as empresas que emitam documentos por via eletrónica, nomeadamente:

Empresas que optem por enviar as suas faturas em PDF por e-mail em detrimento do uso do papel;
Empresas que emitam faturas eletrónicas (em formatos estruturados como XML e outros modelos de EDI) que não transacionem os documentos em cenários sob o acordo tipo EDI Europeu;
Empresas privadas e públicas que faturem a entidades da Administração Pública, nomeadamente no formato CIUS-PT UBL 1.2.

Quais os benefícios de enviar faturas por via eletrónica?

As vantagens para qualquer negócio são mais que muitas e passam pelo nível de poupança envolvido, pelo aumento da produtividade e eficiência administrativa (automatização do registo de documentos nos casos de XML ou outros formatos estruturados), pela agilização da relação com o cliente, por um maior rigor dos dados, uma maior poupança de espaço físico (os sistemas de arquivo dos elementos da contabilidade das empresas podem ser totalmente eletrónicos), maior segurança e confidencialidade da informação, acesso facilitado à documentação, já para não falar da questão “pegada ecológica” associada à dispensa da impressão em papel.

SAIBA MAIS

Categories: ERP, PHC

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